Viime aikoina olemme saneet lukea erilaisia kirjoituksia ihan syystä asunto-osakeyhtiöiden isännöitsijöiden ja hallituksien tekemisistä, niiden tasosta ja edesottamuksista. Keskustelulle on perusteita ja asiasta on tärkeää puhua, sillä asuuhan suomalaisista noin 2,7 miljoonaa asunto-osakeyhtiössä.
Keskityn tässä artikkelissa yhtiön johdon toimiin ja niiden petraamiseen, jolla nimenomaan varmistetaan taloyhtiön asioiden hoidon lainmukaisuus ja turvataan se, etteivät hallituksen jäsenet ja isännöitsijä joudu huonon toiminnan takia ja tyhmyyttään vastuuseen toimistaan.
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen ja isännöitsijän on huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua. Lyhyt lakipykälä sisältää useita toimintaohjeita, jotka kaikki ovat yhtiön johdon toteutettavissa. Valitettavasti voin 40-vuotisen kokemuksen perusteella todeta, ettei käytäntö asunto-osakeyhtiöiden asioiden hoidossa ole näin, ja siksikin koen tärkeäksi tästä kirjoittaa.
Huolellinen toiminta määritetään lain kommentaareissa siten, että tuossa asemassa oleva henkilö toimii normaalin ihmisen edellyttämällä tavalla. Sen sijaan ammatti-isännöitsijältä edellytetään jo ammattiosaamisen takia parempaa osaamista, joka näkyy vahingonkorvausoikeudenkäynneissä siten, että isännöitsijä on joutunut hallitusta suurempaan korvausvastuuseen.
Jos laajennetaan huolellinen toiminta koskemaan yhtiön asiakirjojen laatimista ja niiden sisältöä, löytyy sieltä rutkasti petrattavaa.
Miksi asiakirjojen, kuten vaikka hallituksen kokouspöytäkirjojen päätösten huolellinen kirjaaminen ja sen liiteasiakirjat ovat tärkeässä roolissa? Siksi, että juuri näillä huolellisesti laadituilla päätöspöytäkirjoilla yhtiön johto voi osoittaa toimineensa huolellisesti, yhtiön edun mukaisesti ja edistäneensä yhtiön etua, vaikka kuka tahansa syystä tai toisesta heidän toimensa kyseenalaistaa. Ilman näitä dokumentteja syntynee lain velvoitteen osoittamisessa enemmän tai vähemmän vaikeuksia.
Jos laajennetaan huolellinen toiminta koskemaan yhtiön asiakirjojen laatimista ja niiden sisältöä, löytyy sieltä rutkasti petrattavaa.
Valtaosassa taloyhtiöitä tilikausi on kalenterivuosi, joten nyt teillä hallituksen jäsenet ja isännöitsijät on hyvä aika loppuvuoden aikana ja myös tulevan vuoden alun aikana varmistaa ja tarvittaessa täydentää puutteellisesti laadittujen päätöspöytäkirjojen sisältöä ja liittää pöytäkirjoihin päätökset selventävät liiteasiakirjat, ennen kuin jätätte tilinpäätös- ja hallintoasiakirjat tilintarkastajien tarkastettavaksi.
Samalla, kun tällä varmistatte oman selustanne, helpotatte tarkastustoimien sujumista ja omia töitännekin, kun tarkastajien ei tarvitse vaivata teitä selvityskyselyillä ja täydentävien asiakirjojen pyynnöllä tarkastusta suorittaessaan.
kaupunginvaltuutettu (kok.), kiinteistöneuvos